A automação de processos é uma evolução natural dentro de qualquer empresa que deseja crescer e se tornar mais competitiva. Por meio de melhoria através de equipamentos e softwares especializados, ela pode, literalmente, transformar a rotina de uma companhia.

Mas, para que isso seja possível, é fundamental entender o que é automação de processos e seus benefícios. Assim o conceito ficará muito mais presente e ganhará a devida importância para ser tirado do papel com eficiência.

Portanto, se você quer conhecer mais sobre esse tema, continue lendo para mergulhar no mundo da automação de processos. Boa leitura!

Afinal, o que é automação de processos?

A automação de processos é a atividade de integrar vários processos empresariais para aumentar a qualidade de um determinado trabalho, além da redução de custos, erros e desperdício de recursos no geral.

De forma geral, a automação possibilita mais organização e previsibilidade na rotina de trabalho, o que aumenta a eficiência da produção e, por consequência, os resultados do negócio.

Normalmente, a automação é feita por meio de softwares especializados para a tarefa que desejamos melhorar. Mas, dependendo do tipo de empresa, o uso de equipamentos também pode ajudar. Então é preciso considerar essa realidade na hora de automatizar processos.

Apesar disso, a automação é recomendada para qualquer negócio, seja uma empresa em crescimento ou já consolidada no mercado. Sendo assim, vamos conhecer os benefícios da automação a seguir.

Quais são os principais benefícios da automação de processos?

Não é segredo que a automação de processos é uma ferramenta indispensável para empresas que desejam crescer com velocidade e alta lucratividade. Apesar disso, muitos gestores ainda não reconhecem os benefícios da automação de processos.

Dado este cenário, vamos entender como ela pode ajudar, de verdade, a sua rotina de trabalho com 7 vantagens de uso:

1. Possibilita a integração de áreas

O primeiro grande benefício da automação de processos é a possibilidade de integração entre áreas. Por meio de equipamentos e softwares personalizados, é possível que setores distintos acompanhem e compartilhem resultados, facilitando o trabalho em equipe e a busca por resultados.

2. Otimiza a produção

Encurtar o ciclo de produção, reduzir erros e acelerar a velocidade geral da rotina de trabalho também são benefícios bem perceptíveis no processo de automação. Isso permite que, de forma geral, a empresa se torne mais eficiente, lucrativa e, por consequência, mais competitiva em seu segmento de atuação.

3. Identifica os pontos de má aplicação dos recursos

O processo de otimização dos processos também ajuda a entender como os recursos são usados. Assim, é possível identificar onde estão os gargalos de produção, além dos locais que mais geram desperdícios. E o conhecimento, obviamente, pode ser usado para eliminar custos desnecessários para potencializar a lucratividade da companhia.

4. Padroniza a operação

Outro benefício importante da automação é a possibilidade de padronização da operação, recurso essencial para qualquer empresa que busca o alto desempenho. Essa padronização, de forma geral, traz mais organização e reduz a imprevisibilidade dos processos. Com isso, é possível fazer projeções futuras com mais assertividade.

5. Exibe os resultados em tempo real

Por meio de softwares de última geração, os processos automatizados podem exibir resultados em tempo real. Isso permite que os gestores da operação tenham condições de tomar decisões de forma mais rápida e com maior qualidade, o que é uma grande vantagem para o futuro da empresa.

6. Melhora o rastreamento de itens

Nosso penúltimo benefício da automação mostra que o rastreamento de itens, principalmente para itens físicos, é consideravelmente melhorado na operação. Assim, quando necessário, é possível identificar e entender onde, quando e como um processo não se comportou como esperado — o que abre a possibilidade de otimização.

7. Aumenta a eficiência geral da empresa

E todos os benefícios listados anteriormente levam para a mesma consequência: o aumento da eficiência geral da empresa. Com processos otimizados, previsíveis e rastreáveis é possível atuar como uma operação de alta qualidade, mais competitiva, previsível e, principalmente, lucrativa em seu segmento de atuação.

Como automatizar processos: primeiros passos

Agora que entendemos o que é automação de processos e seus benefícios, vamos entender como dar os primeiros passos rumo à evolução na sua companhia. Para isso, separamos os principais passos para começar a automatizar a sua rotina:

Passo 1: mapeamento dos processos

O primeiro passo da automação é fazer o correto mapeamento dos processos na sua empresa. Isso vai permitir entender a operação para priorizar o que precisa de mais atenção naquele momento — ainda que nossa recomendação é que todos os processos sejam otimizados em algum momento.

Passo 2: priorização de processos

Agora que temos o mapeamento completo, é hora de priorizar os processos mais críticos para a operação. Nessa hora, aposte na automação do que afeta diretamente a qualidade de entrega para o cliente e, da mesma forma, o que é essencial para os resultados empresariais se manterem positivos.

Passo 3: cronograma de atuação

Com o mapeamento e priorização realizados, é hora de definir o cronograma de atuação para a automação. Para isso, será necessário definir a equipe responsável pelo projeto e os indicadores de “saúde” de que a automação está acontecendo no prazo e com a qualidade esperada.

Passo 4: ferramentas de automação

O penúltimo passo básico para uma automação de processos é entender quais ferramentas podem ajudar em cada etapa. Equipamentos, software sob medida, treinamentos e outros itens devem ser considerados nessa hora. Portanto, não economize para tornar sua empresa mais eficiente.

Passo 5: monitoramento das automações

Por último, é importante monitorar o resultado das automações implementadas por meio de indicadores de qualidade. São eles que vão mostrar por meio dos dados como a automação refletiu no dia a dia do negócio e se tudo saiu como o planejado.

A partir disso, possivelmente serão necessários alguns ajustes para refinar a automação e, assim, extrair o máximo desempenho da operação. E também é importante lembrar que, de tempos em tempos, é importante fazer uma checagem para identificar novas melhorias no dia a dia de trabalho.

Gostou de aprender o que é automação de processos, seus benefícios e o passo a passo que preparamos sobre o tema? Então, aproveite também para ler esse conteúdo especial que preparamos sobre inovação aberta e fechada nas empresas.

Até a próxima!