Você é uma das milhares de pessoas que no último ano trabalhou na modalidade home office por algumas semanas? Ou então, que começou a trabalhar em casa no começo de 2020 e não voltou mais para o trabalho presencial?

O home office, tão comum atualmente, era a forma de algumas poucas pessoas trabalharem até bem pouco tempo, como exemplo dos profissionais freelancers. Mas, como todos sabem, desde o começo da pandemia, trabalhar em casa tornou-se a realidade de muita gente.

Algumas pessoas até desempenhavam suas funções com trabalho remoto antes da chegada da COVID-19. Porém, atualmente, a grande parte das pessoas que não estavam desempenhando suas atividades na sede da empresa começaram a trabalhar em casa em função do cenário ligado à crise de saúde. Para muitos gestores, não fazia parte dos planos ter que administrar suas equipes de trabalho à distância, tendo que contar com a organização de cada colaborador fora do ambiente corporativo.

Você sabe a diferença entre home office e trabalho remoto? Confira a seguir:

Home office X Trabalho remoto

O trabalho remoto se caracteriza pela possibilidade de desempenhar sua função laboral em qualquer lugar fora da empresa. Por sua vez, o home office é essencialmente o trabalho em casa.

Quem atua de forma remota pode trabalhar durante uma viagem, no escritório de um parceiro, em um coworking ou até mesmo em casa. Existem profissionais que trabalham desta forma há muito tempo em função da carreira que desempenham.

Já o home office é aquela forma que se tornou comum nos últimos meses. Quando a pessoa monta sua estação de trabalho em casa e lá passa a exercer sua rotina diariamente.

Prós e contras

Quando o home office é uma escolha do colaborador, ele já passou por uma etapa de ajustes necessários para preparar o ambiente de casa em escritório. Isso inclui: 

• Separar um lugar da casa que vai funcionar como escritório;

• Conferir a rede de internet para que tenha a capacidade necessária;

• Organizar a rotina para distribuir as tarefas de acordo com a dinâmica da família.

Contudo, nem sempre quem está trabalhando em casa neste momento conseguiu ter esse tempo de preparação, por isso é tão importante ajudar as pessoas que estão em home office a estabelecer uma organização que resulte em produtividade de maneira saudável.

Como ter produtividade trabalhando em casa

Quando o profissional faz parte de uma equipe, e todos estão trabalhando à distância, o desafio de manter a unidade do time é uma realidade para os líderes e gestores. É preciso lidar com prazos de uma maneira mais inteligente, com a motivação, com a comunicação e com a qualidade das entregas.

Por isso, quando o colaborador consegue encontrar meios de organizar suas tarefas e buscar o equilíbrio da produtividade e rotina, todos saem ganhando! 

Uma boa dica é olhar para seus projetos e aplicar no desenvolvimento das suas tarefas a Metodologia Ágil. Quem consegue dividir uma grande tarefa em etapas menores, têm mais chance de realizar as entregas no prazo e não sobrecarregar as funções.

5 ferramentas para turbinar o home office

Selecionamos 5 ferramentas que são especialmente indicadas para quem deseja organizar o tempo, melhorar o fluxo de trabalho e manter o relacionamento com os colegas.

1. Trello

O Trello é uma das ferramentas que funcionam para organizar tarefas e pessoas envolvidas em projetos. Ele pode ser usado de forma gratuita para as funções mais básicas, mas também oferece planos pagos para quem busca uma estrutura mais robusta.

A ferramenta é bastante intuitiva e prática. Nela é possível determinar pessoas responsáveis por cada etapa do projeto; incluir datas e alertas para as atividades; mover as atividades dentro de diferentes etapas; incluir arquivos e personalizar todo o processo.

O Trello é um dos exemplos de ferramentas que funcionam para organização dos times. Mas existem outras também como Asana e o Office 365.

2. Google Drive

O Google Drive é um diretório completo de produção e organização de arquivos. Para utilizar, basta ter uma conta do Google e existem as formas de uso individual ou corporativo.

Uma das grandes vantagens é não precisar se preocupar com arquivos perdidos, ele salva automaticamente todo documento aberto.

É ideal para trabalhar em equipes. Várias pessoas podem entrar ao mesmo tempo na edição tornando a construção de qualquer documento uma atividade colaborativa.

Precisa compartilhar uma planilha, texto ou apresentação? Basta gerar um link e enviar, inclusive com diferentes tipos de acesso e permissão para indicar o que pode ser feito por quem acessou o arquivo, como leitura, comentário ou edição.

Uma das grandes facilidades do Google Drive é a forma de busca. Basta digitar uma palavra chave para que ele mostre todos os documentos que incluem o termo. E assim, fica muito mais ágil encontrar o documento que precisa rapidamente.

3. Google Meet

Quem está trabalhando em home office sabe que, pelo menos uma vez por dia, vai precisar entrar em uma sala de reuniões online. O Google Meet deixou essa função bastante simples. Basta entrar na ferramenta para gerar um link para uma sala, ou gerar um novo compromisso na agenda com a necessidade de uma sala de reunião online.

A ferramenta permite a participação de até 100 pessoas simultaneamente na versão gratuita. É possível compartilhar a tela com a apresentação de um documento e organizar a conversa por meio do chat e de outras funções.

4. Rescue Time

Uma sensação que pode causar ansiedade e bagunçar com a produtividade é aquela noção de que o tempo não está sendo bem aproveitado. Isso pode acontecer quando você inicia uma atividade que demanda mais tempo do que previa, ou quando pega o celular para dar uma olhadinha nas redes sociais, e lá se foram 40 minutos.

Uma alternativa para controlar melhor a gestão do seu tempo é usar o Rescue Time. Essa ferramenta gratuita acompanha suas tarefas com um contador de tempo que fica rodando enquanto você desempenha determinada tarefa.

É muito útil para saber quanto tempo você leva desenvolvendo alguma atividade específica, ou ainda enxergar quanto está sendo usado em tarefas que não fazem parte do seu escopo, ou que surgiram de última hora.

5. WeTransfer

Passou horas editando um arquivo grande, ou precisa enviar um lote de documentos, mas não sabe exatamente como enviar para o destinatário? O WeTransfer é uma excelente opção! Ele vai ajudar você a ganhar mais agilidade no compartilhamento de arquivos.

Suba na plataforma os arquivos que precisa enviar e ela gera um link de download. Envie o endereço para o destinatário e ele terá acesso ao que você compartilhou.

Home office mais organizado e produtivo

Existem diversas outras ferramentas e metodologias de produtividade criadas para contribuir com sua rotina no home office. Tenha em mente que, para não trabalhar muito mais horas do que deveria, ou para não desperdiçar tempo com a procrastinação, a organização é fundamental!

O importante é manter o contato com a equipe, ter a certeza de que as orientações para desempenhar seu trabalho foram corretamente compreendidas e lembrar que o equilíbrio entre trabalho e pausa são fundamentais!

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